Palkka-avoimuusdirektiivi: valmistautumisen työvaiheet

Näin valmistaudut palkka-avoimuusdirektiiviin

Vuonna 2023 hyväksytty palkka-avoimuusdirektiivi tulee mullistamaan palkkapolitiikan läpinäkyvyyden Euroopassa. Direktiivin tavoitteena on edistää palkkatasa-arvoa ja antaa työntekijöille parempi käsitys palkkatasosta ja palkkaeroista.

Kokosimme yhteen vaiheittaiset toimenpiteet, joita yritykset voivat tehdä varmistaakseen, että ne ovat valmiita direktiivin voimaantuloon.

EU:n palkka-avoimuusdirektiiviin valmistautumisen työvaiheet

1. Asennoituminen läpinäkyvyyteen

Ensimmäinen askel on pohtia yrityksen avoimuuden tasoa palkkauksessa. Noudattaako yritys direktiivin minimivaatimuksia, joihin kuuluu mm. keskiarvojen ja mediaanipalkkojen sekä palkkahaarukoiden julkaiseminen sukupuolen mukaan, vai haluaako se pyrkiä laajempaan avoimuuteen palkka-asioissa? Tämä päätös vaikuttaa siihen, millaisia toimenpiteitä yrityksen on tehtävä.

Toimenpiteet:

• Aloita pohtimalla yrityksen arvoja ja tavoitteita palkkatasa-arvon osalta.
• Arvioi, millainen avoimuuden taso sopii yrityksen kulttuuriin ja brändiin.
• Muista, että laajempi avoimuus voi parantaa työntekijöiden luottamusta ja sitoutumista.

2. Nykytilan arviointi

Ennen kuin yritys voi ryhtyä toimenpiteisiin palkkatasa-arvon parantamiseksi, sen on ymmärrettävä nykytilanne. Tämä tarkoittaa palkkatietojen keräämistä ja analysointia.

Toimenpiteet:

• Kartoita olemassa olevat palkitsemis- ja palkkatilastot.
• Arvioi palkkatasojen oikeudenmukaisuus eri ryhmien välillä.
• Tunnista mahdolliset palkkaerot ja niiden syyt.

3. Palkkatasa-arvon seurantajärjestelmän perustaminen / arviointi

Seuraava askel on perustaa järjestelmä ja/tai prosessi palkkatasojen seuraamiseksi ja analysoimiseksi. Tämän avulla yritys voi tunnistaa mahdolliset palkkaerot ja niiden syyt. Tiedonkeräämiseen voi käyttää esimerkiksi palkka-analytiikkasovelluksia ja -työkaluja tai Exceliä.

Toimenpiteet:

• Määrittele selkeät kriteerit palkkatasojen vertailulle, kuten tehtävien vaativuus, työntekijän kokemus ja koulutus.
• Käytä standardoituja palkkaluokkia ja -nimikkeitä.
• Varmista, että palkkatiedot ovat luotettavia ja ajantasaisia.

4. Sisäisen oikeudenmukaisuuden arviointi

On tärkeää arvioida palkkapäätösten oikeudenmukaisuutta eri ryhmien välillä. Palkkaerot voivat perustua objektiivisiin kriteereihin, kuten tehtävien vaativuuteen ja työntekijän kokemukseen. Puolueettomia palkka-arviointiprosesseja on käytettävä varmistamaan, että palkat ovat oikeudenmukaisia.

Toimenpiteet:

• Tee selvitys palkkatasojen eroista eri ryhmien, kuten sukupuolen, etnisen alkuperän ja iän, välillä.
• Käytä puolueettomia ja objektiivisia kriteerejä palkkapäätöksenteossa.
• Dokumentoi palkkapäätökset selkeästi ja perustellusti.

5. Palkkatietojen lähteet

Palkkatietoja voidaan kerätä useista eri lähteistä, kuten sisäisistä järjestelmistä, palkkatilastoista ja ulkoisista vertailuista. On tärkeää varmistaa, että tiedot ovat luotettavia ja vertailukelpoisia. Standardoituja palkkaluokkia ja -nimikkeitä on hyvä käyttää tiedon tulkinnan helpottamiseksi.

Toimenpiteet:

• Käytä hyödyksi olemassa olevia palkkatilastoja ja vertailutietoja.
• Varmista, että ulkoiset vertailulähteet ovat luotettavia ja relevantteja.
• Käytä anonymisoituja palkkatietoja yksityisyyden suojaamiseksi.

6. Suunnitelma

Palkka-avoimuusdirektiivin noudattaminen vaatii yritykseltä suunnitelmallisuutta. Yrityksen on laadittava suunnitelma, jossa kuvataan, miten se aikoo täyttää direktiivin vaatimukset.

Toimenpiteet

• Laadi suunnitelma direktiivin vaatimusten täyttämiseksi.
• Määrittele vastuut ja aikataulut eri toimenpiteille.
• Varaa riittävät resurssit direktiivin noudattamiseen.

8. Valmistautuminen raportointiin

Palkka-avoimuusdirektiivi velvoittaa yrityksiä raportoimaan palkkatietoja tietyin väliajoin. Yrityksen on varmistuttava, että sillä on järjestelmä, jolla se pystyy vastaamaan vaadittavaan raportointiin.

Toimenpiteet

• Varmista, että yrityksellä on järjestelmä palkkatasojen ja palkkaerojen laskemiseksi.
• Laadi selkeät ja helposti ymmärrettävät raportit palkkatasoista ja palkkaeroista.
• Varmista, että raportit ovat saatavilla työntekijöille ja muille sidosryhmille.
• Testaa raportointijärjestelmän toimivuus.

8. Viestintästrategia ja koulutus

Yrityksen on hyvä suunnitella selkeä ja avoin viestintästrategia palkka-avoimuudesta. Työntekijät on informoitava direktiivistä ja sen vaikutuksista. Helposti ymmärrettäviä raportteja palkkatasoista ja palkkaeroista on aiheellista laatia ja jakaa työntekijöille.

Toimenpiteet

• Informoi työntekijöitä direktiivistä ja sen vaikutuksista
• Varmista, että työntekijät tietävät, miten he voivat pyytää palkkatietoja ja saada apua palkkatasa-arvoon liittyvissä kysymyksissä
• Järjestä tarvittaessa koulutuksia aiheesta

9. Tietosuoja

Palkkatietojen käsittelyssä on tärkeää noudattaa tietosuoja-asetusta ja muita tietosuojalakeja. Yritysten on varmistuttava, että palkkatiedot ovat kerätty ja niitä käsitellään laillisesti ja oikeudenmukaisesti. Tietoja on säilytettävä turvallisesti ja niitä saa käyttää vain niihin tarkoituksiin, joihin ne on kerätty.

Toimenpiteet:

• Päivitä tietosuojaseloste, jossa kuvataan, miten palkkatietoja kerätään ja käsitellään.
• Varmista, että työntekijät ovat tietoisia siitä, miten heidän palkkatietojaan käytetään.
• Käytä anonymisoituja palkkatietoja aina, kun mahdollista.

10. Jatkuva kehittäminen

Palkkatasa-arvon edistäminen on jatkuva prosessi. Yritysten on säännöllisesti arvioitava palkkapolitiikkaansa ja palkkatasoja ja tehdä tarvittaessa muutoksia.

Toimenpiteet:

• Seuraa palkkatasa-arvon kehitystä ja tee tarvittaessa muutoksia palkkapolitiikkaan.
• Tarjoa työntekijöille koulutusta palkkatasa-arvosta ja palkkaneuvotteluista.
• Kannusta avoimeen keskusteluun palkkauksesta työpaikalla.

On tärkeää seurata direktiivin toimeenpanoa ja tehdä tarvittaessa muutoksia yrityksen käytäntöihin.

Palkka-avoimuus on tärkeä osa palkkatasa-arvoa, mutta se ei ole ainoa ratkaisu. Yritysten on myös puututtava palkkaerojen syihin, kuten sukupuoleen perustuvaan syrjintään ja stereotypioihin.

Lue myös aikaisempi blogimme palkka-avoimuusdirektiivin sisällöstä.

Lisätietoa palkka-avoimuusdirektiivistä löydät esimerkiksi Euroopan unionin neuvoston verkkosivuilta: https://www.consilium.europa.eu/fi/policies/pay-transparency/

Jos ajankohtaiset HR-aiheet ja liiketoiminnan kehittäminen kiinnostavat sinua, niin liity rohkeasti uutiskirjeemme lukijaksi. Saat ensimmäisten joukossa tiedon tuoreimmista uutisista, lakimuutokista ja innovaatioista HR- ja palkkapalveluiden saralla!