4 selvää merkkiä siitä, että saatat tarvita uuden HR-järjestelmän

Ajatus HR-järjestelmän vaihtamisesta voidaan kokea hankalana, sillä käyttöönotto on saattanut olla tuskallinen, kallis ja pitkä prosessi. Monilla yrityksillä nykytilanne on sellainen, että HR-tietojärjestelmiin on hankittu osioita vaiheittain ja vuosia sitten, jolloin järjestelmä ei tue enää nykyaikaisia tapoja toimia ja tehdä työtä. Listasimme 4 merkkiä, jotka auttavat sinua arvioimaan pitäisikö HR-järjestelmäänne päivittää.

1. Tietoa kerätään tai tallennetaan paperimuodossa

Henkilötietojen käsittelyyn on kiinnitettävä erityishuomiota erityisesti nyt tietosuoja-asetuksen astuessa velvoittavaksi. Vaihtoehtona paperiasiakirjojen käsittelylle voi pohtia turvallista, ympäristöystävällistä ja kustannustehokasta sähköistä käsittelyä. Kun materiaalia käsitellään ja säilytetään sähköisessä muodossa, on se nopeasti saatavilla, helposti löydettävissä ja käytettävissä, jolloin tehokkuus paranee. Aikaa vapautuu papereiden etsimisestä muuhun liiketoiminnan kannalta oleellisempaan työhön. Sähköinen järjestelmä auttaa myös muutosten jäljittämisessä sekä erilaisten automaattihälytysten hyödyntämisessä. Sähköinen työpöytä helpottaa ja ilahduttaa tietotyöläisen arkea pienentämällä muistin kuormitusta.

2. Henkilötietoa liikkuu sähköpostitse

Henkilötieto on hajallaan esimiehillä, HR:llä ja ties missä. Käyttekö kirjeenvaihtoa esimerkiksi työnhakijoista sähköpostin välityksellä? Tai kulkevatko bonuslaskelmat yhä exceleissä kommentoitavina? Jo pelkästään tietosuojan takia on järkevä keskittää henkilötiedon käsittely ajantasaiseen ja tietosuojatasoltaan korkeaan HR-järjestelmään.

3. Tiedon hakeminen ja raporttien työstäminen vie paljon työaikaa

Huono tai vanhentunut järjestelmäkokonaisuus vie talouden, HR:n, esimiesten, työntekijöiden ja johdon aikaa sekä aiheuttaa työntekijätyytymättömyyttä, jolla tunnetusti on yhteys myös asiakastyytyväisyyteen sekä vaihtuvuuteen. Erityisesti harmittavia ovat huono käytettävyys ja puutteelliset integroinnit muihin järjestelmiin, esim. se että tietoa joudutaan syöttämään moneen kertaan, heikko analytiikka (tai sen puuttuminen kokonaan), huonot mobiiliominaisuudet (tai niiden puuttuminen) sekä kalliit kustannukset. 

4. Tieto on virheellistä tai se on ristiriitaista eri järjestelmien välillä

 Siirtyvätkö  lomatiedot työaikajärjestelmästä HR-järjestelmään puutteellisesti aiheuttaen manuaalityötä kummassakin päässä? Täsmäävätkö tiedot HR-järjestelmän ja todellisuuden välillä? Joutuuko HR tekemään tietojen syöttöä tai korjausta esimiesten ja työntekijöiden puolesta, tai päinvastoin? Kuluuko työaikaa tarkistuslistojen läpikäymiseen?

Syy tietojen vireellisyyteen voi olla se, että järjestelmät eivät keskustele keskenään. Ongelma voi yksinkertaisesti johtua myös järjestelmän vaikeakäyttöisyydestä, epäloogisuudesta tai siitä, että esimiehet eivät muista merkitä tietoja järjestelmään. Toisinaan kyse on siitä, että HR-järjestelmä ei taivu yrityksen prosesseihin. Joskus yrityskauppojen tuloksena voi olla sekava kokonaisuus erilaisia järjestelmiä, prosesseja ja käytäntöjä. Nämä ovat selviä merkkejä siitä, että olisi ajankohtaista uudelleen tarkastella HR-tiedonhallinnan kokonaisuutta.

Aina järjestelmän vaihto ei ole paras ratkaisu

Henkilöstön toimintatapoja tai nykyistä järjestelmää voi olla mahdollista kehittää tukemaan muuttuneita prosesseja. Yksi vaihtoehto on ottaa käyttöön järjestelmää tukevia tukiratkaisuja, kuten palkka- ja raportointipalveluita, integroituna osaksi nykyjärjestelmää ja tuottamaan liiketoiminnan tarvitsemia palveluja ja tietoja. Vaihtoehdoilla on erilaisia vaikutuksia kiinteisiin ja muuttuviin kustannuksiin, ja nämä olisi syytä selvittää, jotta pystytään tekemään järkeviä päätöksiä.

Kolmannen osapuolen tekemä kartoitus auttaa ongelmien ratkaisussa sekä antaa uusia näkökulmia asioihin ja kustannuksiin

Silta voi auttaa pureutumaan nykyisiin palkka- ja henkilöstöhallinnon prosesseihin, tunnistamaan mahdolliset pullonkaulat ja päällekkäisyydet. Autamme löytämään ne toiminnot, joita kannattaa tehostaa ja automatisoida. Palveluvalikoimaamme kuuluu myös järjestelmäkonsultointi, jonka avulla voimme kartoittaa juuri teidän tarpeisiinne sopivat HR-, työajanhallinta- ja palkkaratkaisut. Kokemuksemme auttaa teitä kustannusten optimoimisessa.

Palkka- ja HR-prosessien rautaisina ammattilaisina me haluamme mahdollistaa sen, että henkilöstöhallinto tuottaa arvoa oikealla tavalla. Lue lisää Sillan konsultointipalveluista.