Muutosvauhdin kiihtyessä varautumisen ja ennakoinnin merkitys on kasvanut

Toimintaympäristön muutokset ovat viime vuosina nopeutuneet merkittävästi. Digitalisaatiosta puhuttiin vuosikausia, nyt sen vaikutukset näkyvät hyökyaaltoina. Koronapandemia toi tullessaan isoja muutoksia toimintatapoihin niin työ- kuin yksityiselämässäkin. Viimeisimpänä isona murroksena käymme läpi Ukrainan sodan myötä eskaloitunutta energiakriisiä, jonka seurauksena valmistaudumme Suomessakin muutoin melko harvinaisiin sähkökatkoihin. Muutossykli on nopeutunut viime vuosina merkittävästi. Pystytäänkö muutoksia enää hallitsemaan?

Studiossa muutoksista ovat keskustelemassa Toni Leppänen, Head of Account Management, Silta Oy ja Paula Niemi, vt. HR-johtaja Administer-konsernista. Keskusteltua vetää Riina Kosonen, Head of Business It, Silta Oy, joka on työnsä puolesta myös mukana monissa asiakasprojektien järjestelmämuutoksissa.

Ennakointia on vaikea tehdä, mutta varautua voi jokainen, sanoo heti keskustelun alussa Toni Leppänen. Sillassa on esimerkiksi mietitty ja suunniteltu todella tarkkaan se, miten töitä tehdään mahdollisten sähkökatkojen aikana.

Paula Niemi muistuttaa, että korona muutti etätyön roolin vain yhdessä yössä suomalaisten jäätyä kotiin töitä tekemään. Työn ja vapaa-ajan roolit ovat sekoittuneet etätöiden yleistyessä. Toiset ovat sopeutuneet tähän paremmin, toisille etätyö on tuonut tullessaan myös yksinäisyyttä.

Etätyö on haastanut myös johtamista: kun esihenkilö näkee alaisiaan vain ruudun takaa, jää pienet mikroeleet huomaamatta. Yrityskulttuurin rakentaminen on uusien haasteiden edessä, kun kahvittelutavat ovat muuttuneet ja hiljaisen tiedon siirtyminen on heikentynyt. Johtamisessa on huomioitava myös erilaiset ikärakenteet: eri ikäiset ihmiset ovat omaksuneet erilaisia työtapoja.

Järjestelmämuutokset on valmisteltava hyvin

Asiantuntijoidemme mukaan järjestelmäprojekteihin, kuten esimerkiksi palkkajärjestelmien uusintaan lähdetään usein hieman heppoisilla eväillä niin resurssien kuin aikataulunkin suhteen, puhumattakaan valmistautumisesta uudistuksen mukanaan tuomiin vaikutuksiin. Järjestelmäprojekteissa mennään usein kustannukset edellä, mikä voi Toni Leppäsen mukaan kostautua.

HR-järjestelmä palvelee nykyään myös henkilöstöä, ei pelkästään työnantajaa, muistuttaa Paula Niemi. HR-järjestelmällä on iso merkitys työnantajamielikuvan rakentamisessa. Järjestelmän muutosprosessiin on valmistauduttava huolella, eri osapuolia kuunnellen ja erityisesti avainhenkilöt sitouttaen, korostaa Niemi. Muutosjohtaminen on avainasemassa myös järjestelmäprojekteissa.

Riina Kososen mukaan organisaatiot, jotka ovat valmistautuneet muutokseen, saavat siitä toimintaansa jopa 15 %:n tuottavuuden kasvun.

Silta hoitaa asiakasyritystensä palkkoja eri järjestelmillä, ja Sillassa onkin nähty monenlaisia järjestelmäuudistuksia erilaisissa ja erikokoissa yrityksissä. Keskustelijat kokosivat eväitä järjestelmäprojektin onnistumiseen:

• Ei liian kiireellinen aikataulu. Päätöksen venyminen ei saa kiristää toteutusaikataulua.
• Testaukseen kannattaa panostaa ennen varsinaista käyttöönottoa.
• Koulutus ja käyttäjien tukipalvelut ovat avainasemassa erityisesti käyttöönoton alkuvaiheessa.

Työelämä on isossa muutoksessa

Yrityksillä on toiminnassaan harvoin staattista vaihetta, koko ajan on menossa muutos johonkin suuntaan: kasvamiseen, sopeuttamiseen, laajentamiseen uusille toimialoille. Yrityksen maturiteettivaihe vaikuttaa johtamiseen: kasvuyrityksillä on eri kipupisteet kuin pidempään markkinoilla olleella yrityksellä. Kasvu vie yritystä tilanteisiin, joissa se ei ole ennen ollut.

Koronan myötä hybridityö on tullut jäädäkseen. Nyt pinnalle on noussut työn tekeminen ulkomailta käsin sekä työskentely valtakunnallisesti, toimipaikasta riippumatta. Yritys saattaa rekrytoida myös muualta kuin varsinaiselta sijaintipaikkakunnaltaan, jolloin rekrymarkkinatkin ovat laajemmat.

Nyt rekrymarkkinoilla on liikkeellä myös paljon alan vaihtajia, toteaa Paula Niemi. Horeca-alalla koettiin isot muutokset koronan myötä, kun ala lähes ajettiin alas. Myös hoivapuolelta haetaan uusiin tehtäviin. Työnantajat ovat Paula Niemen mukaan lähes tulkoon polvillaan osaajien edessä, ja työnantajapuolella on menty jo aika pitkälle, jotta palkkalistoille saadaan houkuteltua juuri oikeanlaisia osaajia.

Paula Niemi nostaa esiin puskurin tarpeen molempiin suuntiin ja varautumisen merkityksen myös HR-puolella: pitäisi olla koko ajan uutta talenttia kehittymässä esimerkiksi trainee-ohjelmien ja määräaikaisuuksien kautta, vuokratyövoimaa ja alihankintaa. Näiden avulla pystytään nopeasti lisäämään työvoimaa, ja tarvittaessa myös toisinpäin. Joustoa tarvitaan tulevaisuudessa vielä nykyistäkin enemmän.

Lakimuutokset ja palkkaprosessit

Palkkahallinnossa on totuttu siihen, että valmistelussa on vuosittain ainakin yksi lakimuutos tai asetus, joka vaikuttaa palkkaprosesseihin. Esimerkiksi vuoden 2022 alussa tuli voimaan uusi YT-laki, elokuussa 2022 perhevapaauudistus ja vuonna 2023 on mahdollisesti tulossa jo pari kertaa siirtynyt henkilötunnusuudistus, tietojen käsittelyyn ja siirtoon liittyvät EU-asetusten siirtymäajat loppuivat joulukuussa 2022. Nämä tuovat mukanaan melkoisia muutoksia palkkaprosesseissa.

Palkkajärjestelmien ympärille on esimerkiksi Sillassa rakennettu toista tuhatta liittymää. Kun jotain muuttuu, sen vaikutukset ulottuvat yllättävän laajalle.

Kiinnostavan keskustelun jälkeen kuulijat esittivät runsaasti kysymyksiä mm.

• Tiimin johtamisesta, jossa fyysinen ikä ja henkilöiden motivaatiotasot eroavat merkittävästi?
• Onko etätöiden määrän lisääntyminen hyvä vai huono asia?
• Mihin pitää panostaa, jotta henkilöstön vaihtuvuutta saadaan tasoitettua?
• Miksi ihmisten innostaminen on muutostilanteessa haastavaa?

Lataa ja kuuntele koko keskustelu ja yhteenveto videolta. Saat vastaukset kysymyksiin ja vinkit, miten valmistaudut muutokseen!