Palkkahallinnon ulkoistaminen on arkipäivää sadoissa suomalaisissa yrityksissä. Monet yrityksistä ovat jo toisella tai kolmannella kierroksella ulkoistamisessa ja muissa yrityksissä asian harkitseminen on ainakin meneillään.
Ulkoistamisen logiikka on siinä, että rutiininomaiset, ei organisaation ydintoimintaa olevat prosessit, annetaan sellaisen kumppanin hoidattaviksi, joka on keskittynyt tämän osa-alueen ammattimaiseen hoitamiseen ja kehittämiseen. Kumppani on erikoistunut osaamisensa ja käytäntöjensä puolesta palvelun tuottamiseen niin, että asiakaslupaus laadukkaasta, kustannustehokkaasta ja asiakaslähtöisestä palvelusta toteutuu. Samalla yrityksen omia resursseja voidaan keskittää liiketoiminnan kasvattamiseen, kun ammattitaitoinen ja osaava ulkoistuskumppani panostaa omalta osaltaan prosessien kehittämiseen yhteistyössä yritysjohdon kanssa.
Sanaan ulkoistaminen liitetään usein alenevat kustannukset, tehokkaampi toiminta ja odotus siitä, että yritys saavuttaa säästöjä, kun prosessin hoitaminen ulkoistetaan. Hyvin usein näin tapahtuukin, mutta myös esim. eläköitymiset, vähäiset resurssit, oman osaamisen puute tai tarve hallita omia henkilöstökustannuksia ovat tänä päivänä yhä painavampi ja perustellumpi syy ulkoistamiseen. Palkanlaskennan ja muiden ulkoistettavien prosessien kohdalla ei ole mahdollista tinkiä laadusta tai palvelusta. Kustannussäästö ei tulisi olla päätöksenteossa ainoa ja merkittävin valintatekijä. Yhtä tärkeänä elementtinä tulee huomioida laadukas ja asiakasorganisaation tarpeita vastaava palvelu, joka kehittyy ja joustaa muutosten mukana. Huonosti tuotettu palvelu ja virheiden korjaukset maksavat organisaatiolle poikkeuksetta moninkertaisesti; puhumattakaan korjaamisen aiheuttamasta työmäärästä.
Kun ulkoistamista kilpailutetaan, on syytä tehdä kokonaistarkastelu, joka huomioi palvelun tuottajan toimintamallit, laadunvarmistuksen ja jatkuvan parantamisen käytännöt. Hyvää ja laadukasta palvelua ei saa hinnalla millä hyvänsä!
Tässä tärppejä onnistuneeseen ulkoistamiseen
- Lähesty ulkoistamista kumppanuutena ja panosta ulkoistuksen tavoitteiden ymmärtämiseen
- Määritä ja varmista että palvelu sisältää ne asiat, jotka ovat organisaatiollesi oleellisia
- Varmista tarjousvaiheessa, että saat yhteismitalliset tarjoukset. Huomioi mahdollisesti erikseen hinnoiteltavat palvelut.
- Selvitä referenssit kunnolla; palvelun laatu, asiakaskokemus ja palvelun kehittäminen sopimuskauden aikana
- Pidä itselläsi tarvittava osaaminen palvelun laadun arvioimiseksi
- Tarkastele kokonaisuutta ja kaikkia hyötyjä, älä keskity pelkästään säästöjen hakemiseen
- Hyödynnä ulkoistuskumppanin asiantuntijoita. Heillä on kokemusta sadoista käyttöönotoista ja asiakkuuksista.
- Ole rohkea vastaanottamaan uusia kehitysehdotuksia ja kehittämään toimintaa!