Tulorekisterin vaikutus Asiakkaalla ja Sillassa

1. Tulorekisterihanke - Mikä se on? 

Kansallisen tulorekisterin perustamishanke (KATRE), jonka yleisestä ohjauksesta vastaa Valtiovarainministeriö ja käytännön toteutuksesta Verohallinto, etenee kovaa vauhtia. Määrittelyt alkavat olla loppusuoralla ja sitä mukaa kun ohjelmistotalot saavat oman osuutensa valmiiksi, päästään aloittamaan testaukset tietojen toimittamisen osalta.

Tulorekisteri tulee sisältämään kattavat palkka-, eläke- ja etuustiedot. Tiedon tuottajat eli esimerkiksi työnantajat ja tilitoimistot ilmoittavat tiedot rekisteriin jokaisen maksutapahtuman jälkeen, mutta viimeistään viiden päivän kuluessa. Tulorekisteri tullaan ottamaan käyttöön vaiheittain:

• 1.1.2019: palkkatiedot
• 1.1.2020: etuus- ja eläketiedot

Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin koskee kaikkia palkkojen ja etuuksien maksajia edellä mainitun aikataulun mukaisesti ilman siirtymäaikoja.

2. Mikä muuttuu tulorekisterin myötä?

Palkka-, eläke- ja etuustietoa toimitetaan yhteen paikkaan, mistä tiedon käyttäjät saavat tarvitsemaansa tietoa omien oikeuksiensa mukaisesti. Palkanmaksuun liittyviä erillisiä vuosi-ilmoituksia ei enää tarvitse laatia vuoden 2019 osalta esimerkiksi Verohallinnolle, työeläkelaitoksille ja työttömyysvakuutusrahastolle, koska tietoa maksetuista palkoista ryhdytään toimittamaan tulorekisteriin näiden toimijoiden käyttöön reaaliaikaisesti, jokaisesta maksutapahtumasta erikseen.

3. Mitä tietoja tulorekisteriin toimitetaan?

Tulorekisteriin ilmoitetaan sekä tuttuja samoja tietoja kuin aiemmin vuosi-ilmoituksissa, mutta myös monia uusia tietoja. Osa tiedoista on pakollisia tietoja, osa täydentäviä tietoja. Lue lisää Verohallinnon sivuilta.  

4. Miten palkka-asiantuntijan työ muuttuu?

Palkkatietojen ilmoittamisen rytmi muuttuu, kun ilmoittaminen tapahtuu 1.1.2019 alkaen reaaliaikaisesti ja maksukohtaisesti. Uusien toimintatapojen myötä ilmoittamiseen liittyvät työt jakautuvat tasaisemmin koko vuodelle. Toisaalta uudet käytännöt pitävät sisällään myös sellaisen tiedon ilmoittamista, jota ei ole aiemmin tehty ja siten työmäärä tulee lisääntymään. Haasteena nähdään myös takautuvat korjaukset. Mikäli korjauksia tehdään annettujen määräaikojen jälkeen, peritään tietyistä takautuvista korjauksista myöhästymismaksua.

5. Miten Silta valmistautuu tulorekisterin käyttöönottoon?

Olemme keväästä 2017 lähtien seuranneet tulorekisterihankkeen etenemistä. Seuraamme tiiviisti, miten ohjelmistoyhteistyökumppanimme edistävät toimenpiteitään tulorekisterin käyttöönoton tiimoilta sekä käymme tulorekisterihankkeesta keskusteluja yhteistyöpalavereissamme. Kun ohjelmistopäivitykset valmistuvat, ryhdymme edistämään asiakaskohtaisia muutostarpeita. Testauksia tiedon toimittamisen osalta tullaan tekemään erityisesti tässä vaiheessa.

Varmistaaksemme, että osaamme huomioida tulorekisterin myötä muuttuvat prosessit laajalti, olemme perustaneet työryhmän, joka vastaa hankkeen edistämisestä Sillassa. Työryhmä kartoittaa, millaista tietoa tulorekisteriin toimitetaan ja millaisia muutoksia tarvitaan, jos tulorekisteriin tullaan toimittamaan palkanlaskennan kautta sellaista tietoa, mitä tähän asti ei ole toimitettu. Työryhmä myös selvittää, miten palkanlaskentaan liittyvät prosessit tulevat muuttumaan.

6. Mitä asioita Sillan asiakkaiden olisi hyvä kartoittaa jo nyt? 

Tulemme kertomaan asiakkaillemme kuluvan vuoden aikana tarkemmin mitä tulorekisterin käyttöönotto tarkoittaa keskinäisessä yhteistyössämme. Ennen yhteisten keskustelujen aloittamista asiakkaan on hyvä perehtyä tarkemmin tulorekisteriin, mikäli sitä ei ole vielä tehty. Tulorekisteri tulee vaikuttamaan myös asiakkaan päässä tapahtuvaan asioiden käsittely- ja palveluntuottajan suuntaan tapahtuvaan tietojen ilmoittamisen aikatauluihin, siksi asiakkaan on varattava riittävästi resursseja sen käyttöönottoon.

Asiakkaan on hyvä perehtyä siihen, mitä tietoja tulorekisteriin on pakko toimittaa ja minkä tiedon toimittaminen on vapaaehtoista. Tämän jälkeen on hyvä pohtia mitä tietoja toimitetaan palkkapalvelun kautta ja mitä itse. Tähän liittyen on hyvä huomioida, että tällä hetkellä palkanlaskentaan ei välttämättä toimiteta kaikkea sitä tietoa, mikä on tulorekisterin käyttöönoton myötä pakko toimittaa eteenpäin. Tulorekisterin myötä tiedot toimitetaan reaaliaikaisesti tulorekisteriin ja tästä johtuen huomiota on kiinnitettävä myös siihen, miten eteenpäin toimitettavat tiedot tulee jatkossa luokitella. Tietojen toimittamiseen tarvitaan uusia rajapintoja ja tiedon toimittajien on haettava tietojen toimittamista varten itselleen tunnistautumiseen tarvittavat varmenteet.

Tulorekisterin käyttöönoton myötä korostuu tietojen toimittaminen eteenpäin mahdollisimman oikea-aikaisesti ja oikein. Myöhässä tuleva ja virheellisen materiaalin määrä voidaan minimoida henkilöstön kouluttamisella ja toimintatapamuutoksilla. Tiettyjen ehtojen täyttyessä takautuvista korjauksista tulee aiheutumaan asiakkaalle myös sanktiona myöhästymismaksua.

7. Millaisia vaikutuksia muutoksella on Sillan ja asiakkaan väliseen yhteistyöhön?

Tulemme käymään yhdessä asiakkaan kanssa tarkemmalla tasolla läpi tulorekisterin myötä muuttuvat prosessit sekä sopimaan tässä yhteydessä uusista toimintatavoista. Sovimme yhdessä esimerkiksi siitä, mitkä tiedot kulkevat Sillan kautta tulorekisteriin. Tulemme käymään myös läpi, mitä muutoksia tarvitaan järjestelmiin, jotta sovitun toimintamallin mukaisesti pystytään toimimaan. Välttyäksemme myöhästymismaksuilta sekä minimoidaksemme takautuviin korjauksiin liittyvän ylimääräisen työn, sovimme yhdessä myös selkeät käytännöt ja aikataulut tietojen toimittamiseen liittyen.