Palvelun ulkoistamisen onnistuminen ei ole itsestäänselvää. Ulkoistuksen keskeisiä elementtejä ovat henkilöstön ja/tai osaamisen siirto, palvelun siirto sekä tarvittavien järjestelmien käyttöönotto ja integrointi. Nämä elementit, ja niiden riskikohtien tunnistaminen, ovat edellytys ulkoistuksen onnistumiselle.
Vaikka yritysten HR-prosessit ovat usein globaaleja, on palkanlaskenta turvallisinta tuottaa maakohtaisella palkkajärjestelmällä. Syy tähän on se, että lainsäädäntö ja työehtosopimukset ovat aina maakohtaisia. Erot ovat merkittäviä jopa Pohjoismaisella tasolla. Osa palkanlaskennan ulkoistuspalvelutoimittajista hyödyntää palvelussaan kuitenkin globaalia palkkajärjestelmää, ja tämä saattaa aiheuttaa ongelmatilanteita.
Kansainvälisten yritysten edellyttämiä globaaleja HR-järjestelmiä on käytössä paljon ja ne tukevat hyvin HR-funktioiden toimintaa. Niiden integrointi osaksi maakohtaisia palkkajärjestelmiä on helppoa ja vaivatonta.
Kokenut ja ennakoiva ulkoistuskumppani tunnistaa erilaisten liiketoimintaympäristöjen riskitekijät ja varautuu niihin etukäteen yhteistyössä asiakkaan kanssa. Onnistunut ulkoistus vaatii ainakin asiakkaan liiketoiminnan ymmärtämisen riittävällä tasolla, selkeät ja sisäistetyt yhteiset tavoitteet sekä ammattimaisesti suunnitellun ja toteutetun projektinhallinnan.
Hyvä ulkoistuskumppani ottaa kokonaisvastuun projektista ja kertoo proaktiivisesti asiakkaalle, mihin tämän tulee varautua siirron eri vaiheissa.
Suomessa HR- ja palkkaulkoistus ovat vielä Länsi-Eurooppaa ja Yhdysvaltoja huomattavasti harvinaisempia. Ulkoistamisen trendi on kuitenkin vahvasti kasvussa, minkä vuoksi osaavan kumppanin rooli korostuu entisestään.
