Syyt yritysten palkanlaskennan ulkoistamiseen

Millaisissa tilanteissa palkanlaskenta ja palkkahallinto kannattaa ulkoistaa ja mitkä ovat sen hyödyt?

Usein syynä ovat resurssihaasteet, joko henkilö- tai järjestelmäresurssit. Kun palkanlaskenta on yhden tai kahden ihmisen varassa, se on erittäin haavoittuvainen. Lisäksi automaatio ja robotiikka ovat aivan eri tasolla palkanlaskentaan ja palkkahallintoon erikoistuneissa yrityksissä kuin ne usein ovat in-house-toteutuksissa. Jos palkkajärjestelmä halutaan pitää hyvällä tasolla, siihen on myös panostettava.

Siinä vaiheessa, kun palkkajärjestelmä on elinkaarensa päässä tai palkanlaskija on eläköitymässä, päätetään palkanlaskenta usein ulkoistaa. Tämä on kustannustehokas ratkaisu.

Milloin yrityksessä kannattaisi harkita palkanlaskennan ulkoistusta?

Oli kyse sitten yhden hengen tai tuhannen työntekijän yrityksestä, palkanlaskenta kannattaa aina ulkoistaa.

Emme mielellämme edes puhu palkanlaskennan ulkoistuksesta. Se on terminä erikoinen. Harva puhuu siivouksen tai työterveyden ulkoistamisesta. Nykyisin on itsestäänselvyys, että yritykseen ei palkata siivoojia tai lääkäreitä, jos siivous tai terveydenhoito ei ole yrityksen ydintoimintaa. Sama ajatusmalli pätee palkanlaskennassakin. Työ on järkevää antaa asiantuntijoiden tehtäväksi.

Milloin palkanlaskentaa ei kannattaisi ulkoistaa?

Jos yrityksellä ei ole valmiutta luopua vanhasta palkanlaskentajärjestelmästä, ulkoistuksella ei silloin saavuteta haluttuja hyötyjä. Jos kumppanin joutuu hoitamaan palkanlaskennan vanhoilla prosesseilla ja järjestelmillä, silloin kannattaa miettiä ulkoistusta kahteen kertaan. Moderneissa palkkaratkaisuissa hyödynnetään aina viimeisintä robotiikkaa ja automaatiota.

Mistä kaikesta voi tulla säästöjä, kun palkanlaskenta ulkoistetaan?

Ulkoistuksen avulla on saatavilla aina oikea määrä resursseja. Järjestelmän hallinnan yksikkökustannukset saadaan kuriin. Kun sähköiset järjestelmät tehostuvat, vapautuu HR:lle työaikaa kehittämiseen ja esimiehille johtamiseen. Säästöjä syntyy palkkamenoista, oman henkilöstön koulutuksesta, sähköisten järjestelmäratkaisujen tuomasta ajansäästöstä ja tietojärjestelmien ylläpidosta.