Palkanlaskennan kokonaisuudessa on mukana useita erilaisia sidosryhmiä, jotka tuovat oman mausteensa palkkaprosesseihin. Eri sidosryhmien palvelut ja käyttöjärjestelmät ovat muuttuneet ja kehittyneet ajan saatossa, joten myös palkka-asiantuntijan on kehityttävä muutoksen mukana. Tässä blogissani käyn läpi tulorekisterin ja Kelan roolia osana palkka-asiantuntijan arkea.
Helpottiko tulorekisteri elämää?
Tulorekisteristä povattiin helpotusta niin tiedon tuottajille kuin käyttäjille. Palkka-asiantuntijan näkökulmasta tulorekisteri on tehnyt työstä kuitenkin vaativampaa. Ennen palkansaajien tiedot toimitettiin vuosittain tammikuussa verohallintoon, eläke- ja tapaturmavakuutusyhtiöön sekä työttömyysvakuutusrahastoon. Sillä ei ollut väliä, missä kuussa mikäkin palkka tai etu oli realisoitunut vaan vuositason tarkkuus riitti. Vuosi-ilmoituksen tietoja täsmäytettiin kerran pari vuodessa. Nyt tietoja täsmäytetään joka kuukausi.
Palkkatiedot tulee ilmoittaa tulorekisteriin 5 päivän kuluessa maksupäivästä. Takautuvat korjaukset on kohdistettava tulorekisterissä oikealla kuukaudelle. Jos palkkaa on maksettu liikaa, tulisi tämä ilmoittaa tulorekisteriin viipymättä, kun virhe on huomattu. Myös ilmoitus liikamaksun takaisinmaksusta tulisi tehdä 5 päivän sisällä.
Takautuvat muutokset asettavat omat haasteensa tietojen täsmäämiselle, kun tulorekisteri, palkkajärjestelmä ja kirjanpito kulkevat eri tahdissa. Myös palkkatietojen ilmoittaminen käytännössä aiheuttaa välillä harmaita hiuksia. Palkkajärjestelmien virhekoodit muistuttavat joskus muinaisia hieroglyfejä. Palkkatietojen ilmoittamisen myöhästyessä on lisäksi riskinä myöhästymismaksut.
Kela on monessa mukana
Suomessa sosiaaliturvasta huolehtii Kansaneläkelaitos. Palkanlaskennasta Kelan suuntaan ilmoituksia tehdäänkin sairauslomiin ja perhevapaisiin liittyen, sillä päivärahat maksetaan työnantajalle, kun palkansaajalle maksetaan poissaolon ajalta palkkaa. Kelalta haetaan myös äitiysvapaisiin liittyvää perhevapaakorvausta sekä vuosilomakustannuskorvausta, jos perhevapaan ajalta on kertynyt vuosilomaa. Koronan myötä uutena asiana on tullut myös tartuntatautipäivärahahakemukset. Ja kun poissaolon ajalta maksetaan päivärahaa työnantajalle, ei poissaolosta maksetusta palkasta maksetakaan työnantajan sairausvakuutusmaksua. Tämäkin tulee huomioida sairausvakuutusmaksua ilmoitettaessa tulorekisteriin ja tilitettäessä verohallinnolle.
Tämä blogi on toinen Marikan kolmiosaisesta blogisarjasta, joka julkaistaan kevään aikana. Seuraava blogi tulee käsittelemään palkanlaskennan tulevaisuutta.
Lue Marikan muut blogit täältä