-Tein itselleni viime viikolla uuden verokortin OmaVerossa, mutta unohdin toimittaa sen. Kai se ehtii vielä, vaikka palkkapäivä on jo ylihuomenna?
-Palkka-ajot ovat käynnistyneet jo viime yönä, joten emme valitettavasti pysty tekemään enää muutoksia.
-Näin aikaisin? Eikö se palkkojen maksu olekaan vain sellainen ”enterin painallus”?
-Ei ihan... Mutta ilokseni voin kertoa, että veroAPIn myötä käytimme uutta verokorttiasi jo näihin palkkoihin. Verokorttia ei siis tarvitse enää toimittaa meille, vaan saamme voimassa olevat ennakonpidätystietosi suoraan Verohallinnosta.
-Mahtavaa!
Joka kuukausi palkoissa käydään läpi useita eri vaiheita. Palkat koostuvat muun muassa henkilöille maksettavista peruspalkoista, palkkioista, lisistä sekä käsiteltävistä luontoiseduista ja ulkomaankomennusten vakuutuspalkoista. Jokaisesta palkasta tehdään lakisääteiset vähennykset eli ennakonpidätykset veronalaisista ansioista henkilön verokortin mukaan sekä sosiaalivakuuttamiseen liittyvät vähennykset, jos sellaiset kuuluu palkansaajan iän ja maksettavan erän luonteen perustella tehdä.
Lisäksi palkasta voidaan tehdä vähennyksiä vaikkapa ruokailuista, ay-jäsenmaksuista, ulosottopidätyksistä tai työsuhdepolkupyörän varastamisesta johtuvasta vakuutuksen omavastuusta johtuen. Jos henkilö on tehnyt ylitöitä, ollut sairauspoissaololla tai perhevapaalla, maksetaan hänelle työaikalain tai TES:n säännösten perusteella ylityökorvauksia, sairasajanpalkkaa tai palkkaa perhevapaan ajalta.
Palkansaajien työsuhteiden elinkaarien mukaan tehdään useita erilaisia toimenpiteitä; uusille avataan tietoja palkkajärjestelmään ja lopettaville maksetaan lopputilejä, työsopimuksiin tehdään jatkosopimuksia ja vakinaistamisia tai työsopimuksen viikkotyöaikaan tulee muutoksia. Useimmat tiedot saadaan siirtymään palkkajärjestelmiin HR-järjestelmistä liittymien avulla, mutta jotkut tiedot ovat Suomessa niin omalaatuista, etteivät globaalit HR-järjestelmät niihin taivu.
Kesällä ja talvella vietetään vuosilomaa, josta maksetaan vuosilomalain mukaista vuosilomapalkkaa kertyneistä vuosilomapäivistä. Lomapäivien kertymiseen vaikuttaa työsuhteen pituus sekä kertyneiden työpäivien ja työssäolonveroisten päivien lukumäärä. Työntekijällä on oikeus saada vuosiloman ajalta sama palkka mikä työajalta, mutta jos viikkotyöajassa on tapahtunut muutos, maksetaankin loma-ajan palkka lomavuoden aikana kertyneiden työ- sekä lomaa kerryttävien poissaolojen laskennallisten ansioiden mukaisesti.
Kuukauden lopussa palkkapalveluista toimitetaan asiakkaan talouteen kirjanpitotositteita sekä muita raportteja, täsmäytysexceleitä ja kirjanpidon varauksia. Palkkakirjanpito onkin yksi pääkirjanpidon oleellinen osakirjanpito. Palkkakirjanpito ja palkkamateriaali tulee arkistoida useiksi vuosiksi ja säilytysaikojen umpeuduttua ne tulee myös poistaa. Palkkahallinnossa huolehditaan usein myös erilaisten maksujen tilityksistä Verohallinnolle, ammattiliitoille sekä ulosottolaitoksille. Ikivanhasta ”vale, emävale, tilasto” -sanonnasta huolimatta myös palkoista kerätään Suomessa säännöllisesti tilastotietoja usean eri tarkoitukseen kuten palkkarakenteeseen tai työvoimakustannuksiin liittyen.
Palkkapalveluiden laatua varmentaa meillä käytössä oleva kansainvälinen laatustandardi ISAE 3402. Kontrolleja tehdään ja dokumentoidaan useassa eri vaiheessa ennen palkkojen maksua ja sen jälkeen. GDPR:n myötä myös vaatimus tietosuoja-asioihin liittyvästä osaamisesta on kasvanut. Tietosuoja tulee huomioida jokapäiväisessä työssä ja siihen liittyviin koulutuksiin tulee osallistua säännöllisesti ja osallistuminen tulee myös dokumentoida.
PHT-tutkintoon valmistautuessani tulin laskeneeksi, että palkkahallintoon liittyviä keskeisiä lakeja on reilusti yli toistakymmentä. Tämän lisäksi monesta asiasta säädetään yrityksessä noudatettavassa työehtosopimuksessa. Ja kuten jo kreikkalainen filosofi Herakleitos totesi 500 vuotta eaa. että vain muutos on pysyvää, on tällä alalla oltava valmis jatkuvaan uuden oppimiseen.
Tämä blogi on ensimmäinen Marikan kolmiosaisesta blogisarjasta, joka julkaistaan kevään aikana.
Katso koko blogisarja täältä.