Palkanlaskennan kartoituksella säästöjä

Palkanlaskennan kartoituksella selvitetään palkkahallinnon nykytilanne sekä luodaan suunnitelma, joka parantaa koko prosessia aina palkka-aineistosta palkkojen maksatukseen saakka.

Palkanlaskentaa ei kartoituksessa tarkastella vain siltä osin, mitä palkka-asiantuntija tekee, vaan prosessi käydään läpi kokonaisvaltaisesti. Kartoitus kattaa koko palkkaprosessin: palkka-aineiston vastaanottamisesta, palkkatapahtumien muodostamiseen, palkkojen maksatukseen, tilityksiin ja raportointiin asti.

Lataa opas älykkääseen palkanlaskentaan.

Muutokset liiketoiminnassa heijastuvat palkanlaskentaan ja palkkaprosessiin. Palkanlaskentaan vaikuttavia tekijöitä ovat myös paikallinen sopiminen, työehtosopimukset sekä lainsäädäntö kuten työsopimuslaki, työaikalaki, vuosilomalaki, ennakonperintä- ja kirjanpitolaki.

Tarve määrittelee tavoitteen

Selvityksen päämääränä on aina sama: kartoittaa palkanlaskennan nykytila.

Asiakkaan tarve vaikuttaa siihen, millä tasolla nykytilan kartoitusta lähdetään tekemään, onko kyse kokonaisvaltaisesta kartoituksesta vai keskitytäänkö kartoituksessa yksittäisiin palkanlaskennan prosessin vaiheisiin.

Yleisimpiä tilanteita, jolloin kartoitukseen ryhdytään, on tulossa oleva muutos, joka edellyttää nykytilan selvitystä.

Kartoitus on paikallaan, kun esimerkiksi

• vaihdetaan palkka- tai HR-järjestelmä
• harkitaan palkanlaskennan ulkoistusta
• selvitetään palkanlaskennan automatisointia ja tehostusta
• dokumentoidaan palkanlaskennan prosessi vaihe vaiheelta
• halutaan parantaa laatua
• korjataan epäselvät vastuut tai vanhanaikaiset käytännöt.

Jos yrityksellä on harkinnassa palkanlaskennan ulkoistus, tuo kartoitus tukea päätöksen tekoon. Jos palkanlaskennan prosessin dokumentointi puuttuu, riski palkanlaskennan jatkuvuuden näkökulmasta on melkoinen. Monesti palkat saattavat olla yhden tai kahden henkilön varassa. Jos palkkoja laskee tiimi, tällöin halutaan varmistaa, että henkilöillä on yhtenäiset työtavat. Vasta tämän päälle voidaan rakentaa esimerkiksi automaatiota.

Palkanlaskennan kartoituksille on ollut paljon kysyntää. Syynä saattaa olla laatuongelmat, eli palkkoja ei ole laskettu oikein tai niitä ei ole maksettu oikeaan aikaan. Kartoituksella haetaan ongelmien juurisyyt, jotta ne voidaan ratkaista. Kartoituksiin lähdetään myös tietosuojanäkökulmasta käsin. Tällöin halutaan esimerkiksi varmistaa, käsitelläänkö henkilötietoja tietosuojaperiaatteiden mukaisesti.

Kolme tekijää, jotka takaavat kartoituksen onnistumisen:

1. Ihmiset, jotka ovat mukana palkanlaskennan arjessa, osallistuvat kartoitukseen.
2. Varataan riittävästi aikaa.
3. Kartoitukselle on yhteinen tavoite. Tällä tavalla varmistetaan, että kartoituksesta saadaan hyöty ja halutut tuotokset

Yleisimmät löydökset, jotka paljastuvat palkanlaskennan kartoituksessa:

Yhteiset työtavat puuttuvat

Palkanlaskentatiimillä ei ole yhtenäisiä toimintatapoja. Monesti tehdään tuplatyötä, eli samoja tehtäviä hoitaa useampi henkilö.

Järjestelmien vajaakäyttö

Usein käytössä olevia järjestelmiä ei käytetä tai osata käyttää tehokkaasti tai optimaalisesti. Monesti tehdään manuaalisesti sellaisia työvaiheita, jotka olisi helposti kokonaan tai ainakin osittain automatisoitavissa.

Puutteelliset työohjeet ja laadunseuranta

Usein työohjeet ja prosessikuvaukset ovat puutteelliset. Monesti puuttuu myös jatkuvan parantamisen malli. Tällöin samat virheet voivat toistua aina uudelleen ja uudelleen.

Kun palkkaprosessissa tapahtuu virhe, se ei tarkoita aina sitä, että virhe olisi tapahtunut palkanlaskennassa vaan virheen juurisyy voi löytyä prosessin aikaisemmista vaiheista, esimerkiksi palkanlaskentaan toimitetusta palkka-aineistosta. Jatkuva parantaminen vaatiikin usein yhteistyötä yrityksen muiden toimintojen ja henkilöstön kanssa.

Kartoituksella syntyy säästöjä. Säästöjä syntyy usein jo sillä, kun palkanlaskentatiimin työtä järkeistetään ja päällekkäiset työt poistetaan ja kun virheistä opitaan.