2 minuutin luku
Koronapandemian aikana moni huomasi, että palkanlaskennan ulkoistus ei olekaan riskin ottamista vaan riskin jakamista, kirjoittaa Sillan myyntipäällikkö Ari-Matti Niemi.
Myyntityön hieno puoli on, että siinä saa tutustua hyvin erilaisiin toimialoihin ja elinkaarensa eri vaiheissa oleviin yrityksiin. Näistä asiakastapaamisista kerääntyy myös dataa ja kokemusta, jota yritysten olisi tärkeää käydä lävitse. Vain siten on mahdollista tietää, mitä markkinassa oikeasti tapahtuu ja kehittää omaa palvelutarjontaa vastaamaan asiakkaiden arjessaan kohtaamia haasteita.
Vuonna 2020 tapasin verkon välityksellä kolminumeroisen määrän suomalaisyritysten HR- ja palkanlaskennasta vastaavia ihmisiä. Minulle tapaamisista jäi käteen paljon uusia ajatuksia, oppia sekä kiinnostavaa dataa. Mitä ajatuksia Sinulle herää seuraavista nostoista?
Yli puolet asiakkaista ilman HR-järjestelmää
Tarve HR-järjestelmälle kasvaa henkilöstömäärän ja toiminnan laajentumisen myötä. Tapaamistani alle 100 henkeä työllistävistä yrityksistä vain 30 %:lla oli käytössään HR-järjestelmä. Sen sijaan yli 100 henkilöä työllistävillä luku oli jo lähes 60 %. Yli 150 henkeä työllistävistä noin 70 %:lla oli käytössään HR-järjestelmä. Niissä yrityksissä, joilla järjestelmä on käytössä, selkeästi suosituimmat ovat Sympa ja Mepco HR.
Kokonaistilanne on kuitenkin se, että kaikista tapaamistani asiakkaista yli puolella ei ole käytössään HR-järjestelmää. Työsuhteeseen liittyviä asioita hoidetaan erilaisilla exceleillä ja tietoja toimitetaan sähköpostitse.
HR-järjestelmien edut ja tarve omien prosessien kehittämiseen kuitenkin tunnistetaan yrityksissä, ja erityisesti työntekijöiden osaamisen ja koulutuksen hallintaa halutaan kehittää. Dataa voitaisiin myös hyödyntää tehokkaammin liiketoimintapäätösten tueksi.
Työajanseurantajärjestelmissä kenttä on hyvin pirstaleinen: pelkästään tapaamieni yritysten osalta erilaisia järjestelmiä oli käytössä yli 40. Monissa yrityksissä on kuitenkin halu kehittää työajanseurantaa modernimpaan, helppokäyttöisempään ja mobiilimpaan suuntaan. Pelkästään työaikojen tarkempi tulkinta ja ohjeistus vähentäisi huomattavasti manuaalisen työn määrää.
Palkanlaskennan osaulkoistus kiinnostaa
Monelle yritykselle palkanlaskennan ulkoistus on tähän asti ollut hieman pelottava, uhkakuviakin sisältävä vaihtoehto.
Olosuhteista johtuen yrityksissä on nyt viimeistään havahduttu siihen, että henkilövetoisten tehtävien – kuten palkanlaskennan – jättäminen yhden henkilön varaan on riski sekin. Tuurausten järjestäminen, työkuorman hallinta ja toisaalta tarve kehittää toimenkuvaa uuteen suuntaan ovat ajankohtaisia kysymyksiä. Yrityksissä myös mietitään, hyödynnetäänkö olemassa olevia järjestelmiä niin tehokkaasti kuin olisi mahdollista. Integraatioita järjestelmien välillä haluttaisiin kehittää.
Kaikista tapaamistani asiakkaista 47 % on ulkoistanut palkanlaskennan. Tässä kohtaa yrityksen koko ei vaikuta mainittavasti ulkoistushalukkuuteen, vaan se on suurinpiirtein yhtä suuri sekä alle että yli 100 henkeä työllistävissä yrityksissä. Toki useita satoja työllistävillä palkat hoidetaan todennäköisemmin itse, ja muutamia kymmeniä työllistävillä puolestaan palkanlaskenta on todennäköisemmin ulkoistettu.
Moni on ollut kiinnostunut mahdollisuudesta lähteä jakamaan riskiä palkanlaskennan osaulkoistuksella: Sillan asiantuntijat hoitavat osan asiakkaan palkanlaskennan tehtävistä. Koska yhteistyössä käytetään asiakkaan omia järjestelmiä ja palkkajärjestelmänä CGI:tä tai Mepcoa – päästään yhteistyö aloittamaan nopeallakin aikataululla. Henkilöstöriski laskee ja tuuraukset järjestyvät helposti, kun yritys ei ole enää vain oman palkanlaskijansa varassa.
Osaulkoistus on erinomainen ja turvallinen keino harjoitella yhteistyötä. Ja kenties valmistautua siihen tilanteeseen, kun oma palkanlaskija jää eläkkeelle tai hänen rooliaan halutaan kehittää muuhun suuntaan. Ulkoistus ei olekaan riskin ottamista vaan riskin jakamista.
Kynnys etätapaamiseen matala
Palkanlaskennan tai HR:n ulkoistuksesta keskusteleminen on aika iso asia. Viime vuoden aikana huomasin, että etätapaaminen sopii hyvin ensimmäiseksi kohtaamiseksi: tunnustellaan molemmin puolin, voisiko tässä olla yhteistyön pohjaa. Kynnys lyhyeen etätapaamiseen on matalampi kuin perinteiseen livetapaamiseen.
Keskustelut ovat tarjonneet myös asiakkaille uutta ajateltavaa: kun tietää mitä on tarjolla, on helpompi pohtia, tukevatko omat nykyiset käytännöt yrityksen liiketoimintaa tai ylipäätään tämänhetkistä tilannetta. Lisäksi monella yrityksellä omat järjestelmät ovat vajaakäytöllä, kun niistä ei ole osattu ottaa hyötyjä irti. Ajatuksia voidaan pallotella eteenpäin yhdessä – tai jättää mietintään.
Jos haluat kuulla lisää palkanlaskennan koko- tai osaulkoistuksesta, HR-järjestelmien hyödyistä tai muuten vaan sparrailla missä tällä kentällä mennään, jätä meille yhteydenottopyyntö.